1. Fundamento Constitucional y Legal Aplicable
El presente manual se adopta en estricto cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 ("Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales") y el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo.
SIPDOLCE SAS asume el rol de Responsable del Tratamiento y garantiza que todas las operaciones sobre datos de personas naturales se ejecutan respetando el principio de legalidad y la reserva legal aplicable.
2. Principios Rectores del Tratamiento de Datos
En el tratamiento de datos personales de usuarios y colaboradores, SIPDOLCE SAS aplica de manera obligatoria y transversal:
- Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada sujeta a las disposiciones legales colombianas.
- Principio de finalidad: El tratamiento obedece a finalidades legítimas y explícitas informadas previamente al titular.
- Principio de libertad: Los datos solo se obtienen y procesan con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento información sobre la existencia de sus datos.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo se realiza por personas autorizadas por el titular o por la ley.
- Principio de seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad y evitar adulteración o pérdida.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
3. Derechos Exigibles por los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SIPDOLCE SAS cuando resulten parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información.
c) Ser informado por SIPDOLCE SAS, previa solicitud, sobre el uso efectivo que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley una vez agotado el trámite directo de consulta o reclamo ante SIPDOLCE SAS.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
4. Procedimiento y Plazos Legales para Consultas
Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados podrán formular consultas sobre la información que repose en los registros de SIPDOLCE SAS a través del canal habilitado.
Término legal de atención de consultas: La consulta será atendida en un plazo máximo e improrrogable de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su radicación.
Cuando no fuere posible resolver la consulta dentro de dicho término, SIPDOLCE SAS informará al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y señalará la fecha definitiva de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Procedimiento y Plazos Legales para Reclamos (Corrección o Supresión)
El titular que considere que la información almacenada debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes de la ley, podrá presentar un reclamo formal.
5.1. Requisitos formales del reclamo
- Identificación completa del titular (nombres y número de documento de identidad).
- Descripción precisa y clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección física o electrónica para recibir notificaciones.
- Documentos que se quieran hacer valer como soporte del reclamo.
5.2. Requerimiento por información incompleta
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5.3. Leyenda "Reclamo en trámite"
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se insertará en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, manteniéndose hasta que sea decidido.
5.4. Término legal de respuesta
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderlo en dicho lapso, se informará al interesado los motivos y la fecha de resolución, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
6. Canal de Atención y Autoridad de Control
La presentación de solicitudes de Habeas Data se centraliza temporalmente a través del formulario oficial de contacto del sitio web hasta tanto se formalice el buzón corporativo [HG-LEGAL-CONTACT].
La autoridad nacional de vigilancia y control en materia de protección de datos personales en la República de Colombia es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) (www.sic.gov.co).