1. Identificación del Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos a través de este portal web es SIPDOLCE SAS, persona jurídica identificada con NIT 901871840-5, con matrícula mercantil en la Cámara de Comercio de Bogotá.
El tratamiento de datos personales se rige de manera primordial por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de la República de Colombia, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y los principios éticos de minimización y privacidad por diseño.
2. Tratamiento Específico por Formulario Habilitado
SipDolce Labs recopila información personal exclusivamente a través de los formularios públicos activos en el sitio web, limitando la captura a los datos indispensables para cada finalidad técnica declarada:
2.1. Formulario de Colaboración Técnica (/colaborar/ y /en/collaborate/)
- Datos tratados: Nombre completo, correo electrónico corporativo o personal, teléfono o WhatsApp (opcional para agilizar la coordinación directa), organización o finca de origen (opcional), modalidad de colaboración seleccionada y descripción técnica de la propuesta.
- Finalidad: Evaluar la pertinencia científica de la iniciativa, verificar la viabilidad de recursos del laboratorio y establecer contacto institucional bilateral.
- Base jurídica: Consentimiento previo, expreso, informado y verificable del remitente (marcado obligatorio en casilla de aceptación antes de permitir la radicación).
- Uso restrictivo de líneas de contacto: El número telefónico o WhatsApp, de ser aportado voluntariamente, se destina exclusivamente a responder consultas técnicas específicas o coordinar reuniones operativas pactadas. No se emplea para envíos masivos, difusión comercial ni automatizaciones publicitarias.
2.2. Formulario de Contacto Institucional (/contacto/ y /en/contact/)
- Datos tratados: Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono o WhatsApp (opcional), organización o institución (opcional), asunto/motivo de consulta y mensaje.
- Finalidad: Atención de requerimientos institucionales, consultas técnicas y vinculación con el equipo de SipDolce Labs.
- Base jurídica: Consentimiento expreso e informado otorgado al momento del envío del radicado.
- Garantía de no invasión: Bajo ninguna circunstancia el número telefónico suministrado será utilizado para campañas automatizadas de WhatsApp o mensajería masiva.
2.3. Formulario de Boletín Editorial (/media/ y /en/media/)
- Datos tratados: Dirección de correo electrónico.
- Finalidad: Distribución periódica de novedades científicas, artículos de Bitácora, publicaciones de datos y episodios de Media Lab.
- Base jurídica: Consentimiento voluntario del suscriptor, con opción directa de revocatoria en cualquier momento.
3. Arquitectura de Persistencia: "Save First → Automate After"
En cumplimiento del estándar técnico DCP Flow, la captación de formularios en SipDolce Labs opera bajo el principio de persistencia duradera atómica:
- Ingesta desacoplada: Los formularios envían peticiones POST directamente a endpoints seguros en PHP (`/api/proposal-intake.php` y `/api/lead-intake.php`).
- Almacenamiento privado local: Los registros se insertan atómicamente en una base de datos relacional SQLite protegida con permisos estrictos en el servidor y fuera de la raíz pública accesible por web (`backend/storage/submissions.sqlite`).
- Trazabilidad de consentimiento: Cada registro almacena un sello temporal inmutable (timestamp UTC ISO 8601), la versión de la política vigente (`consent_revision: privacy-v1.0`), la ruta de origen y la confirmación explícita del consentimiento.
- Claves de idempotencia: Se asigna un identificador único temporal UUID v7 junto con un resumen criptográfico (hash SHA-256) de la carga útil para prevenir registros duplicados ante fallas de red.
4. Distinción Clara: Integraciones Activas vs. Futuras
Con el fin de garantizar absoluta veracidad y no generar falsas expectativas tecnológicas, se informa la estructura real de procesamiento:
4.1. Integración activa en el MVP (Producción actual)
Al recibir un formulario, el backend registra simultáneamente la propuesta en `form_submissions` y crea un evento en estado pendiente en la tabla `integration_outbox` (`proposal.created` o `newsletter.subscribed`). Los datos quedan resguardados de forma segura y local en la infraestructura propia del laboratorio.
4.2. Procesamiento asíncrono posterior (n8n)
Un despachador en línea de comandos (`dispatch-outbox.php`) lee de forma asíncrona los eventos pendientes para notificarlos a flujos de trabajo en n8n mediante webhooks autenticados por token Bearer, aislados de la navegación web del usuario.
4.3. Integración futura (EspoCRM)
La sincronización automatizada con la instancia de EspoCRM de SipDolce corresponde a una integración de fases posteriores. En este MVP NO existe conexión directa ni sincronización síncrona con ningún sistema CRM externo.
4.4. Analítica web bajo consentimiento previo (Google Analytics 4)
La medición de visitas y lectura en el portal opera a través de Google Analytics 4 (G-E5RGSD3F5W) bajo Google Consent Mode v2, exclusivamente tras la aceptación expresa del usuario en el banner de cookies. Se encuentra totalmente disociada de los formularios de contacto y con las funciones publicitarias deshabilitadas.
5. Prohibición de Comercialización y Transferencia de Datos
SIPDOLCE SAS adopta una política taxativa de no comercialización:
- No comercializamos, alquilamos, cedemos ni intercambiamos listas de datos personales con anunciantes comerciales, redes de publicidad programática ni corredores de datos (data brokers).
- La información capturada solo es accesible por el personal autorizado del laboratorio vinculado contractualmente con compromisos de confidencialidad y secreto técnico.
6. Período de Conservación y Derechos de los Titulares
Los datos personales se conservarán durante el período estrictamente necesario para la evaluación, seguimiento y eventual desarrollo de la colaboración técnica (máximo 24 meses desde la recepción), o hasta que medie revocatoria del titular.
Los titulares gozan de los derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de sus datos (Habeas Data), cuyo ejercicio se detalla en el Manual de Tratamiento de Datos Personales del sitio.